Kim jest sygnalista? Na czym polegają nowe obowiązki pracodawców?
Marcelina Wilczyńska: Sygnalista (z ang. whistleblower) według dyrektywy unijnej to osoba ujawniająca nieprawidłowości. Jakiś czas temu w „Milionerach” padło pytanie za 20.000,- zł o postać nazywaną sygnalistą. Uczestnik trafnie skojarzył nazwisko Edwarda Snowdena z aferą WikiLeaks i udzielił prawidłowej odpowiedzi. Edward Snowden jest byłym pracownikiem CIA i współpracownikiem NSA oraz w przeszłości ujawnił kilkaset tysięcy poufnych, tajnych i ściśle tajnych dokumentów NSA. Być może ten proceder stanie się praktyką w niedalekiej przyszłości. Temu właśnie mają służyć nowe regulacje.
Sygnalista w zamyśle prawodawcy ma ujawniać nieprawidłowości w miejscu pracy czy nawet szerzej – w środowisku zawodowym, a sygnalizowanie tych uchybień ma podlegać ochronie, co ma zachęcać do podejmowania działań ze strony demaskatorów. Ochronie podlega sygnalista, który jest lub był osobą rekrutującą do pracy, pracownikiem, współpracownikiem czy kontrahentem. Sygnalizować można pracodawcy, ale też organom publicznym (np. organom ścigania, organom nadzoru).
Sygnalista ma ujawniać nieprawidłowości przy zamówieniach publicznych, a także uchybienia podatkowe (unikanie opodatkowania, brak procedur AML), brak spełniania norm w transporcie, naruszenia z zakresu ochrony środowiska, interesów konsumentów czy działania niezgodne z RODO.
Co istotne, przepisy dają ochronę sygnaliście, ale tylko wtedy, gdy swoje zawiadomienie oparł na faktach, a nie na swojej subiektywnej ocenie na zasadzie „sprawdzam”.
Kiedy możemy się spodziewać wejścia w życie nowych regulacji?
Marcelina Wilczyńska: Co ciekawe, przepisy wdrażające dyrektywę unijną w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia praw z 2019 roku, miały być zaimplementowane do polskiego systemu prawnego w grudniu 2021 roku. Tymczasem ustawa jest w trakcie procesu legislacyjnego. Opublikowana została 9 wersja projektu. A zatem, w odniesieniu do przedsiębiorców zatrudniających co najmniej 250 pracowników, projekt ten jest opóźniony o niemal 2 lata. Wobec Polski została wystosowana skarga do TSUE w związku z niewdrożeniem dyrektywy. Z ostatnich pism towarzyszących projektowi ustawy wnioskować można, że ustawa jest już gotowa do przyjęcia przez Radę Ministrów i może niebawem wejść w życie.
Na czym polega wdrożenie systemu dla sygnalistów?
Maciej Zygmunt: Należy pamiętać o tym, że dyrektywa unijna określa tzw. kryteria minimum, które państwa członkowskie muszą spełnić. Jak to będzie w praktyce wyglądało w Polsce dowiemy się tak naprawdę, gdy poznamy wersję ustawy, która przejdzie pełen proces legislacyjny. Już teraz jednak wiemy, że wspomniane kryteria stawiają przed podmiotami obowiązanymi wystarczająco wysokie wymagania aby bać się momentu gdy okaże się, że np. polska ustawa zostanie uchwalona.
Ale od początku.
Dla podmiotu obowiązanego, czyli m.in. dla około 19-tu tysięcy działających w Polsce przedsiębiorstw, ważne będą tak naprawdę trzy etapy:
1. Przygotowanie w firmie procedur i kanałów zgłoszeniowych umożliwiających osobie posiadającej wiedzę o występujących w firmie nieprawidłowościach zgłoszenie o tym, w sposób zapewniający tej osobie zachowanie poufności, a jednocześnie dających pewność, że zgłoszenie takie nie zostanie, kolokwialnie mówiąc „zamiecione pod dywan”.
2. Przeszkolenie pracowników oraz udostępnienie kanałów zgłoszeniowych w taki sposób aby możliwe było korzystanie z nich także przez osoby z poza samego podmiotu. Za pozorność systemu whistleblowingowego, zarówno dyrektywa jak i projekt ustawy przewidują bowiem kary.
3. Zapewnienie prawidłowej obsługi zgłoszeń, które bez wątpienia zaczną się pojawiać. Myślę tu o zgodnym z dyrektywą, implementującą tę dyrektywę, polską ustawą oraz wieloma innymi, już istniejącymi przepisami prawa, postępowaniem wyjaśniającym oraz np. archiwizacją samych zgłoszeń i innych dokumentów powstałych w związku ze zgłoszeniem. Czyha tu na przedsiębiorców i osoby zarządzające podmiotami obowiązanymi bardzo dużo niespodzianek niosących nieraz poważne konsekwencje finansowe i prawne, w tym karne.
Marcelina Wilczyńska: Przedewszystkim pracodawcy muszą opracować kanał przyjmowania zgłoszeń i wyznaczyć bezstronną osobę lub zespół do ich rozpatrywania i podejmowania działań w reakcji na zgłoszenie. Dostępne są na rynku oprogramowania pozwalające na komunikowanie się z anonimowym sygnalistą, jest to duże ułatwienie. Prawidłowe wdrożenie kanału wymaga opracowania regulaminu. Podejmowanie działań wymaga z kolei ustanowienia odpowiedniej procedury. Do tego należy prowadzić rejestr zgłoszeń.
Do czego ma służyć system whistleblowingowy?
Maciej Zygmunt: Cały system ma kilka ważnych zadań.
Z punktu widzenia prawodawcy, zarówno tego krajowego jak unijnego kluczowe wydają się dwa zadania stawiane przed nowymi rozwiązaniami prawnymi.
Po pierwsze chodzi o ujawnianie nieprawidłowości. Przy czym w dyrektywie unijnej chodzi przede wszystkim o ujawnianie łamania prawa samej Unii Europejskiej. Daje to jednak ustawodawcy krajowemu możliwość rozszerzenia tych regulacji na wszelkie nieprawidłowości związane z prowadzoną przez obowiązane podmioty działalnością, a w konsekwencji lepsze egzekwowanie prawa w ogóle.
Drugim zadaniem systemu, jest zapewnienie ochrony przed działaniami odwetowymi ze strony osób, których interesy zostaną naruszone w wyniku ujawnienia ich niezgodnych z prawem działań, skierowanych przeciwko tym którzy takie działania ujawnią czyli właśnie sygnalistów.
Jakie korzyści niesie ze sobą prawidłowo funkcjonujący system whistleblowingowy?
Maciej Zygmunt: Korzyści zostały już w zasadzie wcześniej wskazane. To przede wszystkim zdecydowanie większa skuteczność w zwalczaniu wszelkich, zagrażających naszemu życiu publicznemu i gospodarczemu nieprawidłowości. Jest na to olbrzymia szansa dzięki większej szansie na ujawnienie, często nie mających szans na ich wykrycie, czynów o charakterze przestępstw gospodarczych. Takie przestępstwa są często nie ujawniane przez organy ścigania z uwagi na ich specyfikę. Rozwiązania wynikające z przedmiotowej dyrektywy stwarzają olbrzymie szansę w ujawnianiu całej masy, dotychczas stanowiących „czarną liczbę”, często przynoszących olbrzymie szkody naszej gospodarce, przestępstw o charakterze gospodarczym.
Ja osobiście podkreślam jeszcze jedną zaletę wprowadzenia takich systemów. Jestem pewien, że poprawią one zdecydowanie skuteczność osób zarządzających podmiotami obowiązanymi. Dzisiaj bowiem, odpowiedzialnym zarządzającym zależy na tym aby zapewnić sobie jak najwięcej informacji na temat tego co dzieje się w zarządzanym przez nich podmiocie i w związku z tym korzystają ze współpracy z osobami i podmiotami, które zawodowo trudnią się tym co nazywamy wywiadem i kontrwywiadem gospodarczym. Dzięki wprowadzeniu w podmiotach obowiązanych, profesjonalnych kanałów zgłoszeniowych o nieprawidłowościach oraz powierzeniu ich obsługi fachowcom zdecydowanie łatwiej będzie przeciwdziałać zagrożeniom, które mogą uderzyć w organizację.
Czy wdrażając system pracodawca poprawi system wykrywania naruszeń i ograniczy straty finansowe?
Maciej Zygmunt: Moje doświadczenie wyniesione z czasów służby w Centralnym Biurze Śledczym, a także prowadzenia od czternastu lat firmy zajmującej się przede wszystkim bezpieczeństwem biznesu wiem, że aby skutecznie walczyć z naruszeniami bezcenny jest dostęp do informacji o zagrożeniach. System o którym mowa ma szansę być doskonałym źródłem takich informacji. Dzięki temu pracodawca ma oczywiście zdecydowane większe szanse na uniknięcie strat finansowych.
Jak wdrożenie regulacji wpłynie na poprawę bezpieczeństwa firmy?
Maciej Zygmunt: Moim zdaniem, wdrożenie regulacji wynikających z dyrektywy o ochronie sygnalistów, może mieć bardzo duży wpływ na bezpieczeństwo funkcjonowania podmiotów, których te przepisy obejmą. Nawet w takich firmach, które już teraz starają się dbać o ich bezpieczne funkcjonowanie, już sama świadomość wśród pracowników tego, że nieprawidłowości, dzięki działaniom sygnalistów mogą zostać ujawnione powinna spowodować ich mniejszą ilość. Gdy jednak do takich naruszeń prawa dojdzie to prawdopodobieństwo ich ujawnienia oczywiście wzrośnie. Kanały zgłoszeniowe mogą być dla osób zajmujących się bezpieczeństwem firmy cennym źródłem informacji nie tylko o konkretnych nieprawidłowościach ale też o wielu innych sprawach.
Jaka jest rola biur detektywistycznych w systemie whistleblowingowym?
Maciej Zygmunt: Rola firm z branży detektywistycznej w całym systemie wynikającym z dyrektywy o ochronie sygnalistów moim zdaniem będzie bardzo ważna.
Pamiętajmy, że zgłoszenia przekazywane przez sygnalistów raczej rzadko będą gotowym materiałem dowodowym i równie rzadko dadzą w ogóle pewność, że mamy do czynienia z nadużyciem. Trzeba będzie to wyjaśnić. Na komercyjnym rynku tak naprawdę tylko profesjonalny detektyw może skutecznie zebrać materiały, które potwierdzą lub wykluczą to czy doszło do nieprawidłowości. Detektywi są do tego przygotowani nie tylko od strony praktycznej ale przede wszystkim są od strony prawnej jako jedyni wyposażeni w kluczowe uprawnienie. Zgodnie z ustawą o usługach detektywistycznych tylko w ramach usługi detektywistycznej wykonujący tą usługę detektyw, ma prawo pozyskiwać i przetwarzać dane zawierające dane osobowe bez wiedzy i zgody osoby której to dotyczy. Trudno sobie wyobrazić wyjaśnianie spraw związanych ze zgłoszeniem o nieprawidłowościach bez próby ustalenia sprawców. Trudno, a najczęściej niemożliwe jest to jednak robić gdy zacznie się od poinformowania ich o tym, że są o coś podejrzewani.
Jakie ryzyka niesie ze sobą nie wdrożenie nowych regulacji?
Marcelina Wilczyńska: Jeżeli jesteś pracodawcą i nie wdrożyłeś procedur związanych z systemem whistleblowingowym albo nie podejmujesz działań w reakcji na zgłoszenie lub podejmujesz działania odwetowe względem sygnalisty, zgodnie z projektowanymi przepisami, możesz ponieść odpowiedzialność karną. Wybór przepisów karnych jako środka motywacji do wdrożenia systemu może się wydawać nazbyt restrykcyjny, ale ustawodawca wyszedł z założenia, że w ochronie porządku prawnego sygnalista ma pełnić doniosłą rolę.
Czy warto czekać na wejście w życie ustawy o ochronie sygnalistów? Jak przekonać wahających się decydentów?
Marcelina Wilczyńska: Uchwalenie ustawy i jej wejście w życie powtórzy chaos organizacyjny, jaki rozpętał się późną jesienią 2021 roku. W krótkim czasie wielu przedsiębiorców chciało się przygotować na projektowane zmiany, co miało wpływ na jakość wdrożenia systemu. Dobrze opracowany kanał przyjmowania zgłoszeń wymaga poświęcenia czasu, aby był bezpieczny dla sygnalistów i niósł korzyści przedsiębiorcom. Kanał ten powinien być skrojony na miarę dla danej organizacji, nie da się kupić gotowych rozwiązań. Możliwy jest co prawda zakup licencji na program do obsługi zgłoszeń, ale trzeba wiedzieć, na jakie zgłoszenia i co odpowiadać, komu nadać uprawnienia do ich rozpatrywania, z kim współpracować przy podejmowaniu działań w reakcji na zgłoszenie, a to wymaga podjęcia rozsądnych decyzji, opracowania dokumentów, zawarcia umów, przeszkolenia personelu. Z uwagi na korzyści, jakie niesie ze sobą system whistleblowingowy, warto zawczasu i bez pośpiechu zainicjować działania związane z jego wdrożeniem.
AUTORZY:
Marcelina Wilczyńska – adwokat, członek Wielkopolskiej Izby Adwokackiej od roku 2009.
Posiada kilkunastoletnie doświadczenie w obsłudze podmiotów gospodarczych i osób prywatnych. Od roku 2018 wspólnik w kancelarii WB Law Wilczyńska Bruderek Adwokaci Radcowie Prawni.
Specjalizuje się w branży e-commerce, doradztwie w sprawach z zakresu ochrony danych osobowych, wdrożeniach RODO, zarządzaniu własnością intelektualną w przedsiębiorstwach oraz w obsłudze rynku nieruchomości.
Maciej Zygmunt – ekspert w sprawach związanych z bezpieczeństwem biznesu.
Absolwent Wydziału Prawa Uniwersytetu Adama Mickiewicza w Poznaniu oraz Podyplomowych Studiów Inwestycji Kapitałowych na Uniwersytecie WSB Merito (dawniej Wyższa Szkoła Bankowa) w Poznaniu.
Doświadczenie zdobył m.in. prowadząc śledztwa w najpoważniejszych sprawach dotyczących przestępstw gospodarczych oraz kierując jako Naczelnik Wydziału do Zwalczania Zorganizowanej Przestępczości Ekonomicznej Centralnego Biura Śledczego w Poznaniu grupami operacyjno-śledczymi.
Od 2010 roku, stojąc na czele Agencji Bezpieczeństwa i Detektywistki prowadzi działalność, w ramach której pomaga przedsiębiorcom z całego kraju w diagnozowaniu zagrożeń oraz przede wszystkim w przeciwdziałaniu ich wystąpienia, a także zwalczaniu i ujawnianiu sprawców czynów uderzających w prowadzony przez nich biznes.
Oprócz działalności doradczej, jego firma oferuje w praktyce usługi o charakterze detektywistycznym służące bezpieczeństwu biznesu. Specjalizuje się w wywiadzie i kontrwywiadzie gospodarczym.
Swoim doświadczeniem dzieli się, kształcąc studentów Uniwersytetu WSB Merito w Poznaniu, Wyższej Szkoły Gospodarki Euroregionalnej w Józefowie k/Warszawy czy Wyższej Szkoły Bezpieczeństwa w Poznaniu.